Los pedidos se teclean a mano
Llegan por correo, en PDF, en una hoja adjunta o dictados por teléfono, y alguien los pasa al ERP referencia por referencia. Y cuando el volumen crece, lo que crece es la plantilla de administración.
Distribución
y logística.
IA para distribución y logística.
Los pedidos entran por correo y alguien los teclea. El stock se estima. El plazo del proveedor es el que dice el proveedor, no el que cumple.Es el sector donde un agente se nota antes, porque el trabajo repetitivo está a la vista y se puede contar en horas.
Distribución y logística
Qué cambia la IA en distribución y logística
En distribución el problema es de volumen de trabajo manual, no de falta de información. Cada día entran pedidos por correo, por teléfono y por PDF, y alguien los transcribe al ERP uno por uno.
Un mayorista recibe el mismo pedido del mismo cliente cada semana, en un correo con el mismo formato, y lo teclea a mano cada vez. Cuando el volumen sube no se cambia el proceso: se contrata a otra persona. Es el caso más claro de trabajo repetitivo con criterio que encuentran empresas como la tuya: hay que interpretar referencias, cantidades y condiciones, y se puede automatizar.
La segunda mitad es el stock. Se define un mínimo por referencia, se revisa cuando alguien se acuerda y se convive con las dos consecuencias. Roturas que cuestan ventas, y existencias muertas que cuestan dinero. Y el dato para calcularlo bien está entero en el ERP: histórico de ventas, plazos reales de cada proveedor y estacionalidad.
3formatos por los que entra el mismo pedido: correo, PDF y teléfono
4-8 hal día se van en pasar pedidos al ERP a mano
2sistemas que hay que cruzar para saber el margen real: el ERP y las tarifas de transporte
Tres cosas que se pueden automatizar ya
Todo el material está en el ERP y en el correo de pedidos. Ninguna obliga a cambiar de sistema.
¿Puede alguien dejar de teclear pedidos?
Un agente que lee el correo e interpreta referencias y cantidades, incluso cuando el cliente usa su propia nomenclatura. Prepara el pedido en el ERP y deja a una persona la confirmación: el trabajo pasa de teclear a revisar.
¿Cuánto tengo que tener de cada referencia?
Mínimos e ideales calculados con el histórico de consumo, el plazo real de cada proveedor y la estacionalidad. Se revisan solos y no una vez al año.
¿Qué referencias me están costando dinero?
Margen real por referencia y por cliente, con portes y descuentos ya descontados, disponible durante el mes y no en el cierre. Es la información con la que se revisa una tarifa a tiempo.
Cómo sería el primer proyecto
Cuatro pasos, y ninguno empieza por el ERP. El primero es elegir qué pedidos, porque «los pedidos» no es un alcance.
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1
Elegir un cliente y un formato
No «automatizar los pedidos», sino los de un cliente que pide cada semana con el mismo formato. Un alcance del que sepas cuántos entran al mes y cuánto se tarda hoy en teclearlos.
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2
Ver qué trae de verdad ese correo
Si la referencia que escribe el cliente es la tuya o la suya, si las cantidades vienen en cajas o en unidades, y si el precio va en el correo o sale del ERP. Este paso decide el resto del proyecto.
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3
Decidir qué hace el agente cuando duda
Aquí un pedido mal interpretado no se queda en la pantalla: sale del almacén y llega al cliente. Se escribe antes qué confirma solo, qué deja en espera y qué pasa a una persona.
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4
Y después, los números
Con los pedidos entrando ordenados, el stock mínimo calculado y el margen por referencia tienen de qué alimentarse. Antes de eso se calculan sobre un histórico tecleado a mano.
Qué construimos en un distribuidor
Los siete, ordenados como entran en distribución. El primero es el que se paga contando horas, y por eso va antes que cualquier cuadro de mando.
Agentes de IA
Pedidos que entran por correo, en PDF o con la nomenclatura del cliente, interpretados y dejados en el ERP para que una persona confirme en lugar de teclear.
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Machine Learning
Mínimos e ideales recalculados cada noche con el plazo que el proveedor cumple de verdad, la estacionalidad y el consumo real de cada referencia.
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Business Intelligence
Margen por referencia y por cliente con portes y descuentos ya descontados, disponible durante el mes en lugar de en el cierre.
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Automatización de procesos con IA
Del correo del cliente al pedido al proveedor sin que nadie teclee por el camino, con las reglas de negocio acordadas y las excepciones subiendo a una persona.
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Asistentes documentales con IA
Albaranes, documentación de transporte y condiciones pactadas con cada proveedor, consultables al momento. En un operador logístico suele ser lo primero.
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Plataformas de datos
ERP, almacén y transporte en un mismo sitio, que es lo que hace falta cuando el plazo real y la incidencia viven en sistemas distintos.
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Consultoría de IA
La sesión donde se pone número al trabajo manual de hoy —pedidos al día, minutos por pedido, coste por hora— antes de que haya ninguna propuesta.
Ver el productoPreguntas frecuentes
Hablemos de tu casoNuestros clientes piden con sus propias referencias. ¿Eso funciona?
Es el caso normal, y es la razón por la que esto no lo resuelve una macro. Interpretar que la referencia del cliente es tu referencia, con sus variantes y sus abreviaturas, es el trabajo de criterio que hace un agente. Se monta con tu histórico de pedidos, que ya contiene esas equivalencias.
¿Y si se equivoca en un pedido?
Al principio no confirma nada: prepara el pedido y una persona lo revisa, que es más rápido que teclearlo. La supervisión se afloja por tipos de pedido a medida que los aciertos lo justifican, empezando por los recurrentes de clientes habituales. Los raros siguen pasando por una persona mucho después.
Tenemos un ERP antiguo y sin API. ¿Se puede?
Casi siempre sí, y es una comprobación de la primera fase, no una suposición. Cuando no hay API se trabaja contra la base de datos, con ficheros de intercambio o con el mismo mecanismo que ya usas para cargar pedidos en lote. Nunca proponemos cambiar el ERP para poder hacer el proyecto.
¿Por qué el stock antes que el cuadro de mando?
Porque el stock mal calculado cuesta dinero todos los días en las dos direcciones a la vez: roturas que pierden ventas, existencias muertas que inmovilizan caja. Un cuadro de mando te enseña las dos cosas y no las corrige. Además el cálculo necesita el plazo real de proveedor, y ese es un dato que hay que empezar a medir cuanto antes.
Somos un operador logístico, no un mayorista. ¿Cambia el enfoque?
Cambia la segunda mitad. La entrada de pedidos y documentos a mano es idéntica, y suele ser peor por el volumen de albaranes y documentación de transporte. El cálculo de stock no aplica igual, y en su lugar el proyecto útil está en el plazo, la incidencia y la trazabilidad del envío.
¿Cuánto tarda en pagarse?
Es el sector donde esa pregunta tiene respuesta más limpia, porque el coste actual se puede contar: pedidos al día, minutos por pedido, coste por hora. Ese número se calcula en la primera reunión con tus datos, antes de que haya propuesta. Si no sale, lo decimos.
Nuestros proveedores nos mandan los albaranes en papel. ¿Eso frena el proyecto?
No frena el de pedidos, que es el de entrada y va por el correo del cliente. Sí condiciona el de recepción y conciliación, que es el siguiente. El papel se resuelve escaneando en el muelle, y la pregunta real no es si se puede leer, es cuántos proveedores y cuántos albaranes al día hay: con ese número se decide si compensa o si es más barato pedir el documento en digital a los diez proveedores que concentran el volumen.