Asistentes documentales
con IA
Asistentes documentales con IA
Un asistente que responde preguntas sobre la documentación de tu empresa citando la fuente, con los permisos de cada usuario y sin salirse de lo que está escrito.
Un asistente documental con IA se conecta a donde ya viven tus documentos: SharePoint, Drive, el gestor documental, las carpetas de red. Y deja preguntarles en lenguaje normal. El preaviso del contrato con un proveedor. El procedimiento si falla el ensayo de calidad. Si esa incidencia ya había pasado antes y cómo se resolvió. La respuesta llega en segundos, con el fragmento del documento del que sale y el enlace para abrirlo.
La técnica que lo hace posible se llama RAG (Retrieval Augmented Generation). Antes de contestar, el sistema recupera los fragmentos relevantes de tu documentación y obliga al modelo a responder solo con ellos. Por eso no es un chatbot genérico: ChatGPT no conoce tus contratos; este asistente no conoce otra cosa. Y cuando la respuesta no está en los documentos, lo dice.
Tres preguntas que salen siempre, respondidas sin rodeos.
En que responde sobre tus documentos, no sobre internet, y te enseña de dónde sale cada frase. Además decide qué documentos ve cada persona y qué hace cuando no hay respuesta: decirlo.
Sí, si hay documentación que muchos consultan y que solo dos o tres conocen de verdad: contratos, procedimientos, fichas técnicas, normativa. Cuanto más dependa la empresa de esas personas, antes se paga.
El primer asistente útil, sobre un conjunto acotado de documentos, entre 4 y 8 semanas. Empezamos por la carpeta que más preguntas genera, no por indexarlo todo.
Seis piezas que funcionan juntas. Las tres últimas separan un piloto vistoso de un sistema fiable.
El equipo pregunta en su idioma y recibe la respuesta con el fragmento exacto y el enlace al documento. Se integra en Teams, Slack o tu intranet.
SharePoint, Google Drive, el gestor documental, el correo, carpetas de red y el ERP si hace falta. Los documentos no se mueven: el asistente los lee donde viven.
Cada persona solo obtiene respuestas de los documentos que ya podía abrir. Los permisos se heredan de tu directorio, y queda registro de quién preguntó qué.
Un panel con las preguntas sin respuesta, las respuestas valoradas mal y los documentos que faltan. Es lo que hace que la confianza del equipo crezca en vez de romperse.
Cuando un documento cambia, la versión anterior deja de responder. Sincronización programada, detección de duplicados y aviso de documentos obsoletos o sin dueño.
En tu nube (Azure, AWS, Google), en tus servidores, con modelos comerciales o abiertos según la sensibilidad de los documentos. Lo decides tú.
Cinco pasos, y el primero es decidir qué documentos NO entran todavía.
Elegimos contigo un conjunto acotado: los contratos de proveedores, el manual de calidad o el histórico de incidencias. No todo el servidor.
Formatos, versiones, duplicados, escaneados sin texto y permisos actuales. De aquí salen el plazo real y lo que hay que limpiar antes de indexar.
En semanas, con las preguntas que el equipo hace de verdad. Medimos cuántas responde bien, cuántas no puede responder y por qué.
Mejoramos la recuperación, añadimos los documentos que faltan y corregimos los casos que fallan. Con el equipo delante, no en nuestra oficina.
Documentado y con tu equipo capaz de añadir fuentes. Después, si quieres, más departamentos o el paso a agentes que actúen sobre lo que el asistente sabe.
Pega tu procedimiento en ChatGPT y pregúntale. La respuesta que recibes viene de tres sitios a la vez y no te dice de cuál: una parte de lo que le has pegado, otra de lo que leyó en internet cuando lo entrenaron, y otra que ha compuesto para que la frase encaje. Las tres llegan con el mismo tono de seguridad.
Un asistente documental con IA no puede hacer eso. Antes de contestar busca los fragmentos que hablan de tu pregunta dentro de tus documentos y obliga al modelo a responder solo con ellos. Esa es la técnica que el sector llama RAG. Por eso cada respuesta llega con el documento, la página y la versión de la que sale, y por eso cuando la respuesta no está en tus documentos lo dice en lugar de rellenarla.
La diferencia práctica se nota en lo que puedes hacer después. Una respuesta de ChatGPT hay que comprobarla antes de usarla, y comprobarla cuesta lo mismo que haberla buscado. Una respuesta con su cita se comprueba en diez segundos abriendo el documento, que es lo único que convierte esto en una herramienta de trabajo.
| ChatGPT | Asistente documental (RAG) |
|---|---|
| Tres fuentes mezcladas | Solo tus documentos |
| Sin cita | Documento, página y versión |
| Rellena lo que falta | Dice que no está |
Procedimientos, instrucciones de trabajo, normativa ISO y fichas técnicas. Quien está en planta pregunta y obtiene el paso exacto de la versión vigente, sin buscar en el servidor ni llamar a la oficina.
Cláusulas, plazos, renovaciones y penalizaciones en contratos de clientes y proveedores. Aquí es donde aparecen las renovaciones automáticas que nadie tenía apuntadas.
Manuales de producto e histórico de incidencias resueltas. El técnico que lleva un mes responde como el que lleva diez años, porque consulta las mismas resoluciones.
Ofertas anteriores, pliegos, certificados y referencias. Preparar una propuesta deja de ser rebuscar en la carpeta de la última que salió parecida.
Convenio, políticas internas, protocolos y comunicados. Las preguntas repetidas a Recursos Humanos se responden solas, con la fuente y solo para quien puede verla.
Las dudas que aparecen en cuanto se habla de tocar los documentos de la empresa. Si te falta la tuya, escríbenos.
Hablemos de tu casoSolo si lo decides tú. Se despliega en tu nube, en la nuestra o en tus servidores. Con modelos que por contrato no entrenan con tus datos, o con modelos abiertos dentro de tu propia infraestructura.
Solo responde con fragmentos de tus documentos, y los muestra. Si no encuentra la información, lo dice. Medimos la tasa de acierto con preguntas reales antes de abrirlo al equipo.
Se sincronizan con la frecuencia acordada, normalmente cada noche. La nueva versión sustituye a la anterior; si se borra un documento, desaparece del asistente.
Dos partes. El proyecto depende del estado de la documentación y del número de fuentes que hay que conectar. El uso se paga por consulta, y se estima con tu volumen real antes de firmar nada.
Documentación digital y alguien que sepa cuál es la buena. Los escaneados los procesamos; las versiones duplicadas las destapa la auditoría.
El asistente responde; el agente actúa. Un agente que gestiona incidencias necesita saber cómo se resolvieron las anteriores: eso lo construye el asistente. Es el primer paso, y el más seguro.
Es el punto de entrada en construcción e ingeniería: un pliego de licitación puede tener trescientas páginas, con las condiciones que deciden el margen repartidas por dentro. Va en segundo lugar en náutica, con los informes de varada, los partes y las especificaciones de refit. Y encabeza también en servicios profesionales, que es el único sector donde el documento no acompaña al producto: es el producto que se vende.
