La propuesta se escribe desde cero cada vez
Metodología, equipo, referencias, alcance y condiciones se repiten de una oferta a la siguiente. Se vuelven a redactar porque localizar la propuesta buena, la que ganó, cuesta más que escribirla otra vez.
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profesionales.
IA para consultoras, asesorías y despachos.
Aquí el producto es el documento. Lo que se vende son horas de criterio, y lo que se entrega es un informe, un dictamen, una memoria o una propuesta.Y casi todo lo que se escribe hoy ya está escrito en algo anterior.
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Qué cambia la IA en un despacho
En un despacho no sobra información: sobra la misma información escrita muchas veces. Informes, dictámenes, propuestas y memorias que repiten lo que ya se dijo, porque encontrarlo cuesta más que volver a escribirlo.
Una consultora, una asesoría o un despacho técnico llevan años produciendo documentos, y cada uno de ellos contiene criterio: cómo se resolvió aquel caso, qué metodología se aplicó, qué condiciones se pactaron, por qué se descartó la otra opción. Ese archivo es el activo real de la casa y casi nunca se consulta, porque buscar dentro de él es más lento que preguntar al compañero que estaba ahí. Es el escenario donde una gestión documental con IA cambia más el día a día: no ordena mejor las carpetas, responde con el párrafo y con el documento del que sale.
El segundo frente es el de los números, y en este sector es particular. Lo que se vende son horas, así que el margen depende de una sola cosa: cuántas horas cuesta de verdad cada tipo de encargo frente a las que se facturan. Ese dato existe en el parte de horas y en la factura, pero vive separado, y casi nunca se cruza por tipo de trabajo ni por cliente. Sin ese cruce, un despacho sabe que gana dinero y no sabe con qué lo gana.
El tercero es el trabajo administrativo. Facturar, conciliar, perseguir cobros y montar la documentación que pide cada cliente lo acaba haciendo quien factura sus horas al precio más alto de la casa.
3tipos de documento que concentran casi todo: propuestas, informes y contratos
70%de una propuesta nueva suele estar ya escrito en las anteriores
2-5 ha la semana se van hoy en buscar dentro del propio archivo
Tres cosas que se pueden automatizar ya
Las tres salen del archivo que el despacho ya tiene: sus informes, sus propuestas y sus partes de horas.
¿Qué dijimos nosotros la última vez sobre esto?
Un asistente sobre tus propios informes, dictámenes y expedientes, que responde citando el documento y la fecha. El criterio acumulado de la casa deja de depender de quién esté esa mañana.
¿Tengo que escribir esta propuesta desde cero?
Localiza en las propuestas anteriores los apartados que se repiten —metodología, equipo, referencias, condiciones— y los devuelve con su origen para revisarlos. Escribir deja de empezar en una página en blanco.
¿Qué encargos me están dejando dinero?
Horas reales contra horas facturadas, por tipo de encargo y por cliente, durante el trabajo y no al cerrarlo. Es el número con el que se decide qué se deja de aceptar y qué se sube de precio.
Cómo sería el primer proyecto
Cuatro pasos, y el tercero es propio de este sector: aquí el archivo tiene dentro material de clientes que compiten entre sí.
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1
Elegir un tipo de documento, no «los documentos»
Las propuestas, o los informes de una línea de servicio, o los expedientes de un tipo de encargo. Un alcance del que se sepa cuántos hay, dónde están y cuánto tiempo se dedica hoy a buscarlos.
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2
Ver en qué estado está el archivo
Si está en carpetas por cliente o por año, si cada socio tiene la suya, si los documentos importantes están completos y si hay versiones que se contradicen. Este paso decide el resto del proyecto.
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3
Decidir qué puede ver quién, antes de indexar nada
Un despacho guarda material de clientes que compiten, y a veces de las dos partes de un mismo asunto. Un asistente que mezcla dos expedientes no es un error técnico: es un problema con el cliente. Los permisos se escriben antes, no después.
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4
Y después, los números del despacho
Con el trabajo documental funcionando, el cruce de horas reales contra facturadas es el segundo proyecto. Menos vistoso, y el que cambia qué encargos se aceptan el año siguiente.
Qué construimos en un despacho
Los siete, en el orden en que suelen llegar a una consultora o a una asesoría. El primero no se discute; los demás dependen de cuánto duela la administración.
Asistentes documentales con IA
Tu archivo convertido en algo que se pregunta y responde citando documento y fecha, con los permisos por cliente decididos antes de indexar. Es el primer proyecto de este sector, sin excepción.
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Business Intelligence
Horas reales contra horas facturadas, por tipo de encargo, por cliente y por persona, durante el trabajo. En un negocio que vende horas es el cuadro de mando entero.
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Agentes de IA
Emisión, conciliación, reclamación de cobros y la documentación recurrente que cada cliente pide cada mes, tramitadas de principio a fin con una persona confirmando.
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Plataformas de datos
Gestor documental, facturación y parte de horas conectados. Hace falta cuando cada uno responde con una cifra distinta a la pregunta de cuánto costó un encargo.
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Consultoría de IA
La sesión donde se decide por qué tipo de documento se empieza y con qué número. Vale sobre todo cuando hay varias líneas de servicio y cada una trabaja a su manera.
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Automatización de procesos con IA
El circuito completo de un encargo recurrente: recibir la documentación del cliente, comprobarla, preparar la entrega y dejar la facturación montada, con las excepciones subiendo a una persona.
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Machine Learning
Estimar las horas que va a costar un encargo por el parecido con los anteriores, y anticipar qué clientes van a pagar tarde. Necesita varios años de encargos cerrados con sus horas reales.
Ver el productoPreguntas frecuentes
Hablemos de tu caso¿Esto vale para una asesoría fiscal o solo para una consultora?
Para las dos, y para gestorías, despachos técnicos y estudios. Cambia el documento y no el problema. En una consultora el archivo son informes y propuestas; en una asesoría, expedientes de cliente, requerimientos y normativa que cambia cada año. En los dos casos el trabajo consiste en encontrar lo que ya está escrito antes de volver a escribirlo.
Nuestros documentos son confidenciales y hay clientes que compiten entre sí. ¿Cómo se gestiona?
Es la pregunta que decide el proyecto en este sector, y por eso es un paso propio y no un detalle técnico. Los permisos se deciden antes de indexar nada: qué expedientes entran, quién puede preguntar sobre cuáles y qué queda registrado de cada consulta. Un asistente que mezcla dos expedientes de partes contrarias no es un fallo del sistema, es un problema con el cliente y con el colegio profesional.
Somos cuatro personas. ¿Esto es para nosotros?
Depende de cuántos documentos haya, no de cuánta gente. Un despacho pequeño con quince años de expedientes tiene el mismo problema de archivo que uno grande, y menos manos para resolverlo. Lo que sí cambia con el tamaño es el segundo proyecto: cruzar horas contra facturación compensa antes cuando hay varias líneas de servicio.
¿Y con Verifactu y la factura electrónica obligatoria?
Es trabajo nuestro, aunque no sea de IA. La obligación mueve volumen de documentos y de comprobaciones, y quien lo absorbe suele ser la asesoría en nombre de sus clientes. Lo que se puede automatizar es la parte repetitiva: recibir, comprobar que el documento cumple, avisar de lo que falta y dejar el registro. Cambiar tu software de facturación no lo hacemos, y quien lo haga debería decírtelo igual de claro.
¿Esto sustituye al criterio del profesional?
No, y conviene decirlo sin rodeos porque en este sector es la objeción de fondo. Un asistente localiza lo que ya escribiste y te lo devuelve con su origen para que lo revises. No firma un dictamen, no decide una estrategia y no asume responsabilidad. Lo que hace es que el criterio se aplique a partir de todo lo que la casa sabe y no solo de lo que uno recuerda.
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